« Sur des projets critiques aux échéances toujours plus courtes… il est impératif de constituer rapidement la Dream Team ! » 

L’intention et l’engagement du chef de projet sont essentiels et nécessaires mais pas forcément suffisants, la maîtrise de certains processus va réellement l’aider à booster la dynamique collective.

Je vous propose, dans cet article, de visiter des rituels qui permettent aux collectifs de monter rapidement en performance.

 Dans le contexte de la constitution d’une équipe projet, l’ambiance est plutôt propice aux inquiétudes collectives et individuelles : Est-ce que je vais être assez compétent pour réaliser ce projet ?, Est-ce que je vais bien m’entendre avec mes collègues ?, Est-ce que je vais être reconnu à ma juste valeur ?, Est-ce que nous avons la bonne équipe pour réussir ? Est-ce que les autres sont assez compétents ? etc…voici quelques interrogations habituelles.

A ce stade, le chef de projet doit avant tout rassurer le collectif et chaque équipier individuellement, il peut travailler deux axes prépondérants :

1/ Donner du sens, autrement dit, clarifier les objectifs du projet et répondre à la question suivante : pourquoi et pour quoi allons-nous faire ce projet ensemble ?

2/ Initier la dynamique collective, en fixant les règles de l’équipe pour bien vivre & travailler ensemble, en partageant les visions différentes du projet.

Pour ce faire, le chef de projet a des outils à sa disposition ou devrais-je dire… des rituels collectifs :

Pratiquer massivement l’inclusion (issue des travaux de Will Schutz)

De quoi s’agit-il ? c’est un moyen puissant pour permettre aux membres de l’équipe de se sentir à l’aise dans le collectif et quand nous sommes à l’aise nous pouvons produire mieux, plus rapidement ensemble, la collaboration et l’efficience en quelque sorte. Un deuxième enjeu majeur est de faire du lien entre les équipiers du projet.

Will Schutz nous apprend que tout être humain a besoin, pour s’engager dans un groupe, de répondre OUI aux trois questions essentielles suivantes :

• Est-ce que je me sens important dans ce groupe ?
• Est-ce que je me sens utile dans ce groupe ?
• Est-ce que je peux m’ouvrir aux autres dans ce groupe ?

Ainsi chaque membre de l’équipe projet doit pouvoir répondre « oui » consciemment à ces 3 questions, ça semble naturel…et pourtant… nous pouvons assez vite l’oublier, pris par l’urgence de nos activités multiples, le chef de projet va devoir être attentif en permanence à ces 3 questions.

Le chef de projet peut permettre à chaque équipier de prendre conscience qu’il est apprécié, qu’il est important et qu’il est utile dans l’équipe par le fait même de lui donner l’opportunité de répondre aux questions suivantes (quelques exemples) :

Comment tu te sens sur ce projet ?

Quelles sont tes craintes pour ce projet ?

Comment tu penses participer à ce projet, à cette tâche ?

Qui es-tu ? Un truc personnel à partager ?

Comment penses-tu faire pour résoudre ce problème ?

De quoi es-tu fier dans ton travail la semaine dernière ?

…

En proposant ce temps collectif court de questions-réponses au début des réunions de projet, le chef de projet permet cette inclusion essentielle à la montée en performance de l’équipe.

Co-construire la charte d’équipe

Il s’agit de construire ensemble le cadre de référence de l’équipe, référentiel auquel toute l’équipe peut se rapporter en cas de « tension ».

La finalité…c’est un document formel et validé (par le chef de projet et tous les équipiers)  contenant les éléments suivants :

• Les valeurs de l’équipe (exemples : la confiance, le respect, …)
• Les processus opérationnels (exemples : organisation des réunions d’équipe, prise de décision, résolution de problème, régulation de conflits…)
• Les principes pour bien travailler ensemble (exemples : la ponctualité, l’écoute, des temps de convivialité le vendredi soir…)
• Les rôles et responsabilités dans l’équipe

Ce document est évidemment amené à évoluer au fil du projet et de la vie de l’équipe, le chef de projet ne doit pas hésiter à remettre cette charte de projet « sur l’ouvrage » pour l’adapter au mieux aux besoins opérationnels et émotionnels de l’équipe.

En termes de processus de création, le chef de projet peut proposer la construction d’un Mindmap collectif pour développer la créativité et permettre à l’équipe de voir le résultat de leur réflexion tous ensemble.

Partager le pre-mortem

Il s’agit de se projeter dans le futur et d’imaginer que le projet a été une catastrophe, les équipiers projet, les parties prenantes écrivent une histoire succincte de cette catastrophe, permettant ainsi d’obtenir des scénarios possibles d’événements nuisibles impactant le projet.

L’enjeu de ce rituel est de partager (en collectif) les visions individuelles du projet car chacun va pouvoir s ‘exprimer sur ses craintes concernant ce projet.

Quel est le déroulé ?

C’est un temps collectif de questions-réponses autour des questions centrales suivantes :

• Quelles sont vos appréhensions par rapport à ce projet ?
• Comment allons-nous réussir à « planter » ce projet ?

Une séance collective de pré-mortem va permettre de produire une première  liste de risques identifiés pour initier une analyse des risques plus complète (Impact/probabilité) dans un deuxième temps.

Je ne peux que vous encourager à tester des rituels dans vos équipes de projet.

A vos rituels !